S’organiser efficacement quand on télétravaille, c’est parfois (souvent) compliqué…

Pour beaucoup, l’année 2020 fut une révélation : deux mois (minimum) de confinement, les enfants à la maison, l’école en ligne à prendre en charge, le télétravail à mettre en place… Le quotidien a été très chamboulé.

On peut le dire, le fameux Coronavirus (ou Covid-19) a bousculé nos habitudes. Il a été également le point de départ d’un nouveau mode de vie.

Le télétravail, beaucoup d’employeurs y pensaient… Bien peu le mettaient en place. A présent que force a fait loi, il est à parier que, même après la fin du confinement, le télétravail connaitra un vrai boum. Mais alors, comment faire pour que télétravail ne rime pas avec cauchemar? Dans cet article, je vais revenir sur 7 stratégies qui vous permettront d’être efficace dans votre télétravail.

Mais avant, il est important de comprendre que, si le confinement dû à l’épidémie du virus Covid-19 fut une situation inédite pour beaucoup de gens, travailler de la maison tout en devant gérer les enfants, le quotidien, la cuisine, etc. Est en fait déjà le quotidien de beaucoup de personnes. Beaucoup de mères au foyer ayant démarré une micro-entreprise tout en ayant un jeune bébé à gérer savent de quoi je parle. Quant aux Etats-Unis, scolariser ses enfants à la maison y est une pratique qui se développe de plus en plus. Parfois, les personnes faisant ce choix ont par ailleurs des familles très nombreuses à gérer.

Le confinement, bien qu’étant, il est vrai, une contrainte et un changement très difficile de notre quotidien, peut donc se révéler être une véritable opportunité. Il est l’occasion de relever des défis et de revoir son organisation personnelle et familiale pour plus d’efficacité. Car, oui, bien gérer le télétravail est possible, et voici mes astuces pour s’en sortir :

1. Pour une bonne gestion du télétravail : Trouver son rythme de travail « naturel »

On entend souvent dire que l’on est plus efficient le matin. C’est souvent vrai. Pour ma part, je ne suis jamais aussi efficace que lorsque je me lève à 5 heures du matin. 3-4 heures de boulot dans le calme, alors que toute la maison dort encore, et j’ai abattu le travail d’une journée. Pas d’interruption, le chant des oiseaux pour seule compagnie, et me voilà plus efficace que si je m’étais déplacé au bureau ! Donc, bien gérer le télétravail, c’est avant tout avoir un bon rythme.

Oui, mais… Tout le monde n’est pas du matin. Certaines personnes travaillent mieux la nuit. Pour d’autres, c’est le début de l’après-midi (l’heure de la sieste!) qui est (paradoxalement) la plus productive. Alors, n’écoutez pas tous ces gens qui vous expliquent qu’il y a un seul rythme qui convient. Ecoutez-vous vous-même. Prêtez une oreille attentive à vos besoins, à vos désirs, à votre motivation. En général, quand vous sentez-vous le plus motivé pour travailler? Quand avez-vous le moins envie de vous lever, de faire des pauses café? Quand êtes-vous susceptible d’être le moins dérangé? C’est en répondant à ces questions que vous parviendrez à mettre le doigt sur ce qui est le rythme le plus adéquat pour vous. Non pas le rythme de travail imposé, non pas celui que votre employeur voudrait bien que vous mettiez en place, mais le rythme naturel qui vous est propre, et qui est propre à chacun d’entre nous. Un rythme de travail qui vous est personnel. 

2. Pour bien gérer le télétravail : Comprendre le rythme « familial » et s’accorder avec lui

Télétravailler, c’est prendre un risque. Celui d’emmêler encore davantage la vie privée et la vie professionnelle, la vie familiale et le travail. Alors une bonne gestion du télétravail passe (aussi) par une bonne gestion familiale.

Au début où j’ai commencé à travailler depuis chez moi, ce fut l’horreur ! Je n’étais pas efficace, je passais trois fois plus de temps à faire des tâches pourtant simples et rapides en temps normal. Je me dispersais, j’étais sans cesse sollicité

Et puis, petit à petit, j’ai fini par comprendre quel était le rythme intrinsèque de ma petite famille. A quelle heure tel ou telle partait au travail, ou à ses études. Quand telle ou tel se réveillait. Quand telle ou tel était plus susceptible d’avoir besoin de moi, de m’interrompre, de me poser des questions…

J’ai fini par comprendre comment mon écosystème familial fonctionnait. Et je me suis adapté. Car, oui : le maître-mot, dans tout cela, c’est bien l’adaptation.

Je m’explique : peut-être qu’en temps normal, vos enfants partent à l’école à 7h30. Dans ce cas, vous savez que la matinée sera plus propice pour vous pour travailler. Alors, vous vous réveillez avec tout ce petit monde vers les coups de 6h30, vous déjeunez avec eux, vous donnez un coup de main pour que tout le monde soit prêt dans les temps, et puis, une fois que la porte d’entrée est refermée, il est temps pour vous de vous servir un café et de bosser votre présentation ou vos statistiques.

Oui, mais voilà : les temps changent. Peut-être que le Covid-19 a confiné tout le monde à la maison, ou peut-être que ce sont simplement les grandes vacances, et tout est chamboulé. Tout? Non… Pas vous, en tout cas! Vous allez juste prendre le temps d’adapter votre emploi du temps. Vos enfants sont à la maison? Tout ce petit monde se réveille joyeusement sur les coups de 9h30? Qu’à cela ne tienne ! C’est justement l’occasion pour vous de démarrer votre journée un peu plus tôt, de vous lever avec les poules, et de travailler de 5 h à 9 h en toute sérénité.

Êtes-vous déjà touché par le burn-out?

3. Communiquer pour plus d’efficacité

Au travail, cela fait sûrement déjà bien longtemps que vous êtes habitué à communiquer efficacement. Un nouveau projet? Une petite réunion. Un changement technique? Une modification d’emploi du temps? Un départ en vacances impromptu? Un petit mail simple et efficace fera l’affaire.

Oui, mais, voilà… Si les collègues, vous avez l’habitude de gérer, la famille, cela relève parfois d’une autre paire de manches. Et pourtant… Il en va de même.

Votre conjoint et vos enfants ont peut-être déjà l’habitude que vous rameniez un peu de boulot à finir à la maison, mais cela n’est pas pareil que de passer 1 à plusieurs journées de plus à la maison avec un travail à avancer.

Alors… Communiquez. C’est crucial pour bien gérer le télétravail. Profitez d’un moment convivial (un repas, par exemple), pour prendre la famille au grand complet et expliquer la nouvelle donne : combien de temps vous passerez en plus à la maison, de combien d’heures de travail vous avez besoin par semaine, quelles sont les heures auxquelles vous aimeriez ne pas être dérangé, etc. Et n’oubliez pas de préciser à tout ce petit monde quels sont les moments de convivialité, de communion que vous tenez absolument à garder. Est-ce qu’il s’agira d’une ballade ensemble le dimanche après-midi? D’un film le samedi soir? D’un repas à préparer en famille le mercredi midi? Expliquez bien non seulement quand vous ne serez pas disponible, mais aussi et surtout quand vous le serez. Quand vos enfants pourront se permettre de vous interrompre (ou pas) pour poser des questions sur leurs devoirs, quand vous serez dispo pour faire la cuisine, ou tondre la pelouse. Cela aidera toute la petite famille à prendre ses marques avec ce nouveau système que vous mettez en place de façon la plus équilibrée possible.

4. Mettre en place ses propres rituels

Pour ma part, je ne suis jamais aussi efficace que lorsque je travaille depuis mon bureau. Je me suis créé mon petit espace à moi, avec tout mon matériel prêt à l’emploi. Pour certains, il peut être agréable de travailler depuis son lit. Pour d’autres, c’est la table de la cuisine qui est la plus adéquate. L’essentiel, c’est d’avoir un espace pratique et dans lequel on se sent bien.

Je vous conseille d’avoir votre espace « pro » rien qu’à vous et destiné uniquement au travail. C’est plus efficace pour limiter les distractions perturbatrices. Mais, parfois, l’exiguïté d’un appartement, la présence de très jeunes enfants, le bruit d’un voisin peuvent perturber cela. Donc, le mieux, c’est de trouver un endroit où l’on se sent bien et où il est à la fois agréable et pratique de travailler. Encore une fois, tout est question de rythme : non pas de rythme imposé, mais de rythme naturel, personnel, personnalisé. C’est la force du télétravail : on a moins de contrainte, et l’on peut aisément transformer les contraintes extérieures en véritables atouts.

Avoir vos propres rituels dans le télétravail, c’est aussi une tenue de travail : vous pouvez, bien sûr, travailler en pyjama. Pour ma part, et c’est le cas de beaucoup de monde, j’ai remarqué que je n’étais jamais aussi efficace que lorsque je m’habillais « pour travailler ». Polo blanc ou chemise blanche en sont le signe : je suis au travail. Qu’on ne me dérange pas, je me concentre ! Même ma petite famille a accepté ce rituel : lorsque papa s’habille en blanc, ça ne rigole plus. Il va monter travailler, et il ne faudra pas le déranger…

Une routine, c’est également un rythme journalier : par quoi allez-vous démarrer votre journée de travail à la maison? Car, oui, pour être efficace dans votre télétravail, il va falloir vous organiser…

Comment puis-je sortir de mon burn-out?

5. Pour bien télétravailler, il faudra s’organiser!

L’ennemi du télétravailleur, c’est la procrastination. On a encore plus tendance, quand on travaille depuis chez soi, à remettre au lendemain ce que l’on n’a pas très envie de traiter, à trainer, à ne pas se lancer dans sa journée de travail.

Quand on est au bureau, on ne peut décemment pas trainer pendant 2 heures devant la machine à café. A la maison… Tout est différent. Personne ne nous voit, personne ne nous entend, notre chef n’est pas là, et il n’y a pas non plus la présence des collègues pour se motiver dès le matin…

Donc, que faire? La solution, c’est de prévoir. La solution, c’est l’anticipation. La veille de votre journée de travail, faites-vous une To Do List. Une liste de tout (TOUT) ce que vous avez à faire pour le boulot. En même temps que vous faites cette liste, indiquez quelles en sont les priorités. Puis, une fois que vous avez terminé ce tri, notez une à deux tâches (maximum) que vous vous réservez pour le lendemain.

Ainsi, le soir, en vous couchant, vous saurez exactement par quoi vous devrez commencer le lendemain matin. De préférence, ne commencez pas par la tâche la plus rébarbative. Avaler le crapaud n’est peut-être pas la meilleure chose à faire quand le but est avant tout de vous motiver à la journée de travail qui vient…

En plus, l’avantage d’une To Do List, c’est qu’une fois qu’on a effectué quelque chose, on peut barrer, et cela, c’est bon pour le moral !

Faire une liste de tâche, cela se fait intelligemment : il faut être réaliste dans ses attentes. Souvent, on voudrait tout faire (ou on croit pouvoir tout faire), mais la réalité est très différente… Alors, il vaut mieux en prévoir peu et réaliser ses objectifs que l’inverse !

    6. Bannir les voleurs de temps (ou lorsque télétravail et hyperconnectivité ne font pas bon ménage…)

    Cela est vrai y compris quand vous travaillez depuis le bureau, mais encore plus lorsque vous travaillez depuis chez vous : être interrompu sans arrêt ne facilite pas la concentration… Une notification en entraine une autre, vous jetez un coup d’oeil sur les réseaux sociaux, puis sur les mails… Puis, c’est votre grande fille qui a besoin d’un coup de main pour son devoir de maths… Alors, que faire? Là encore, il faut limiter l’hyper-connectivité pour faciliter votre concentration. Plusieurs solutions s’offrent à vous :

    • Prévenir votre entourage de ne pas vous déranger entre telle et telle heure
    • Travailler lorsque tout le monde dort encore
    • Placer le téléphone loin de votre bureau
    • Désactiver les notifications des mails et des réseaux sociaux
    • Réserver une heure par jour (de préférence, pas la première heure à laquelle vous vous mettez au travail, ce serait le meilleur moyen de vous déconcentrer pour la journée !) pour les « voleurs de temps » du type téléphone-mails-réseaux sociaux 
    un homme travaille de chez lui

    7. Ne pas se déconnecter d’une vie sociale-travail

    Lorsqu’on bascule d’un travail « fixe » au télétravail, on peut très bien avoir une vie sociale sportive ou occupationnelle encore à côté, mais il est important aussi de garder cette vie sociale-travail. Si vous êtes un responsable, ou si vous faites du télétravail, n’hésitez pas à proposer à vos collègues, à votre supérieur hiérarchique, de faire de temps en temps une réunion par téléconférence, parce qu’il est important de garder ces contacts entre vous.

    Une téléconférence, c’est comme une réunion : ce n’est pas la peine d’y passer 2 heures. Bien souvent, 1 heure est largement suffisante. Mais même alors, cela ne doit pas non plus être une téléconférence qui ne soit que du sérieux pendant 60 minutes. On peut se dire : allez, on se prend un quart d’heure, à la pause de 10 heures, pour discuter un peu, prendre des nouvelles des autres, de leur famille. Cela permet de recréer ce lien social qui est forcément un peu distendu lorsqu’on bascule dans le télétravail. Cela permet aussi de ne pas basculer dans l’isolement, ce qui est le risque avec le télétravail. 

    Nous l’avons vu, trouver une organisation personnelle afin d’être efficace dans son télétravail est possible, à condition d’être attentif à ses rythmes personnels, ainsi qu’à ceux de son entourage. C’est l’équilibre entre ces deux pôles qui vous permettra de vous montrer réellement efficace. Si les débuts sont difficiles pour vous, le plus simple (si vous en avez la possibilité) est peut-être de basculer progressivement dans le télétravail. Demander un temps partiel « au boulot » et basculer petit à petit sur du travail « à la maison ». Si le contact social-travail vous manque, cela peut-être également une solution sur le long terme. Ainsi, vous bénéficierez des avantages du travail depuis chez vous, tout en ne perdant pas tout à fait ceux qui découlent d’une activité « au bureau ». Par ailleurs, il y a de véritables atouts au télétravail : on est libre de ses journées, de la gestion de son temps. On peut plus facilement répondre à un imprévu familial, et au lieu de passer ses pauses tout seul devant la machine à café, on peut les faire coïncider avec le petit-déjeuner de ses enfants ou de son conjoint. Un autre atout majeur du travail à la maison, c’est que l’on peut toujours décider de partir en voyage : s’il y a un impératif professionnel, une simple connexion internet et vous serez toujours joignable. Bien sûr, c’est à double tranchant : à vous de mettre en place les outils qui vous permettront de bien gérer votre temps (et votre mental!) pour que ce télétravail vous soit une réussite, et surtout pas une source d’épuisement.